「パソコン教室ISA」ライターチームです。
ビジネスで初めてメールを送る場合、第一印象を良くするためにもポイントを押さえましょう。好印象なだけでなく、伝えたいことが伝わりやすいメールを書くためには、いくつかのコツがあります。本記事では、ビジネスで初めてメールを送る際に意識したいポイントやシーン別の例文、注意点を解説します。
ビジネスメールとは？
ビジネスメールとは、仕事に関することを連絡し合うメールのことです。仕事では社内の人とはもちろん、取引先など社外の人とメールでやりとりする機会が少なくありません。失礼のないビジネスメールを送ることで、取引先との関係も良好に保ちやすくなります。
特に初めての送信先の場合は、好印象を与えるためにも、ポイントを押さえた内容にすることが大切です。
ビジネスで初めてメールを送るポイント
ビジネスにおいて初めてメールを送る際、押さえておきたいポイントは3つあります。
企業名・氏名を名乗る
初対面の人と会ったときと同じように、メールでもまずは企業名や氏名を名乗ることが大切です。企業名や氏名を名乗らなければ、どこの誰からのメールなのか分かりにくくなります。また、連絡事項のみを記載したメールは、失礼な人という印象を与えてしまう可能性があります。
開封しやすい件名にする
企業には日々大量のメールが届きます。そのなかには迷惑メールやダイレクトメールが含まれていることもあり、件名によっては開封しないケースも珍しくありません。開封してもらうためには、一目で仕事に関するメールと判断してもらえる件名にすることが大切です。
例えば、「【着任のご挨拶】有限会社○○の□□です」など、件名でメールの内容が想像できるように工夫しましょう。
文章を簡潔にする
送信先にコミュニケーションコストを負担させないためにも、文章を簡潔にすることが重要です。最初に伝えたいことを短い文章で記載し、続いて簡単に補足を記載するなど、要件をシンプルにまとめます。改行を入れるなどして、読みやすさも意識すると良いでしょう。
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ビジネスで初めてメールを送る際の項目
ビジネスにおいて初めてメールを送る際は、宛名や挨拶、署名など、含めるべき項目がいくつかあります。
件名は会社名・件名を含める
前述したように、件名はメールを開封してもらうための第一歩です。誰が、どのような用件で送ってきたのかが一目で分かるよう、件名には会社名と件名を含めましょう。例えば、「△△様からのご紹介【有限会社〇〇 自分の名前】」のように、明確に記載します。
宛名を入れる
本文の書き出しは、「株式会社□□ △△部 ●●様」のように、送信先の企業名や部署、担当者の名前などの宛名を記載します。担当者名を記載する際は、苗字もしくはフルネームにします。企業名を間違えたり、「様」を書き忘れていたりすると失礼です。送信する前に、しっかり確認しておきましょう。
書き出しは挨拶・自己紹介
宛名を記載したら、本文を書き始めます。本文の書き出しは挨拶のほか、自分を知ってもらうために自己紹介を盛り込みます。例えば、挨拶は「初めてメールをお送りします。」「突然のご連絡失礼いたします。」などです。
自己紹介には、企業名・部署・氏名を記載します。役職についている場合は、役職名も記載しましょう。きちんとした書き出しにすると、丁寧な印象になります。
本文に5W2Hを含める
内容を伝わりやすくするには、本文に5W2Hを含めるよう意識します。5W2Hの5Wとは「いつ・どこで・誰が・何を・なぜ」、2Hは「どのように・いくら」を意味します。これらを意識すると、具体的かつ分かりやすく伝えられます。敬語の使い方を間違えていないか、ダラダラとした言い回しになっていないかも確認しましょう。
文末に結びの挨拶を入れる
用件を記載したら、最後は結びの挨拶で終わるようにします。例えば、「ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。」「今後とも、何卒よろしくお願いいたします。」「お手数をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。」などです。最後に結びの挨拶があると、気遣いを示せてより丁寧な印象になります。
署名を設定する
メールの最後には、署名を記載します。署名には、「企業名・部署・氏名・電話番号やメールアドレスなどの連絡先」を入れるのが一般的です。自動で署名が入力される設定しておくのがおすすめです。メールを送信するたびに入力する手間が省けるだけでなく、送信先が折り返し連絡しやすくなります。
【シーン別】ビジネスで初めてメールを送る例文
ここからは、ビジネスで初めてメールを送る際の例文を、シーン別に5つ紹介します。
営業メールの例文
営業やアポイント目的のメールを送信する際は、本文の最初で丁寧に名乗ることが大切です。以下の例文を参考にしてください。
件名：〇〇のご案内 【有限会社□□ 自分の氏名】
本文：
宛名
突然のご連絡失礼いたします。
有限会社□□ 〇〇部の〇〇と申します。
弊社が展開している●●というサービスのご案内を差し上げたく、連絡いたしました。
（サービス内容の詳細などを記載）
つきましては、ぜひとも弊社のサービスをご説明させていただければと考えております。
お手数をおかけしますが、ご検討いただけますと幸いです。
何卒よろしくお願いいたします。
署名
担当変更の挨拶メールの例文
担当が変更する場合は、前任者からお世話になっているため、冒頭の挨拶は「いつもお世話になっております。」とします。また、後日挨拶に伺うことを添えると、丁寧な印象になります。以下の例文を参考にしてください。
件名：担当者変更のお知らせ【有限会社□□ 自分の氏名】
本文：
宛名
いつもお世話になっております。
有限会社□□ 〇〇部の〇〇と申します。
このたび、前任者の●●に代わり、私が担当させていただくことになりました。
後日改めまして、●●とともにご挨拶に伺う所存です。
一旦、メールにてご報告させていただきます。
何卒よろしくお願いいたします。
署名
紹介を受けた先に送るメールの例文
クライアント企業に訪問したい旨を伝え、メールからアポイントにつなげましょう。以下の例文を参考にしてください。
件名：●●様からのご紹介です【有限会社□□ 自分の氏名】
本文：
宛名
お世話になります。
有限会社□□の〇〇と申します。
●●様からご紹介をいただき、初めてメールをお送りしています。
早速ですが、弊社のサービスをご紹介したく、ご挨拶を兼ねてご訪問させていただければと存じます。
ご多忙のところ恐れ入りますが、ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。
署名
セミナーの紹介メールの例文
どのようなセミナーなのかが一目でわかるような件名にするのがポイントです。以下の例文を参考にしてください。
件名：〇〇のコツがわかるセミナーのご案内【有限会社□□ 自分の氏名】
本文：
宛名
突然のご連絡失礼いたします。
有限会社□□の〇〇と申します。
このたび、●●向けに〇〇のコツがわかるセミナーを開催いたします。
（セミナーの詳細）
参加をご希望される場合は、〇月〇日までにこちらのメールにご連絡ください。
□□様のご参加を心よりお待ちしております。
署名
初めての送信先への返信メールの例文
返信する場合、件名は受信した際の「Re：」のままにします。本文には、メールをいただいたことへの感謝を盛り込みましょう。以下の例文を参考にしてください。
件名：Re：△△△
本文：
宛名
ご連絡いただきましてありがとうございます。
有限会社□□の〇〇です。
このたびは、●●のご案内をいただき、ありがとうございます。
ぜひ説明をお聞きしたいため、弊社へお越しいただくことは可能でしょうか。
ご検討のほど、何卒よろしくお願いいたします。
署名
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ビジネスで初めてメールを送る際のマナー
ビジネスで初めてメールを送る際は、適切な挨拶を選ぶことと、読みやすくなる工夫をすることがマナーです。
適切な挨拶を選ぶ
仕事で社外向けのメールを送信する場合の挨拶は、「お世話になります。」が一般的です。「お世話になっております。」は、これまでやりとりをしている印象になるので、基本的には避けましょう。ただし、営業メールなら「突然のご連絡失礼したします。」など、状況に応じて適切なフレーズは変わります。
社内向けのメールの場合は、「初めまして」など、カジュアルなフレーズでも問題ありません。
読みやすいよう工夫する
失礼のない文章や内容にすることも大切ですが、相手が読みやすいように工夫することも大切です。文章を作る際、平仮名と漢字の割合を7：3にすると読みやすくなるといわれています。例えば「何卒宜しくお願い致します。」では漢字が多いため、「よろしく」や「いたします」を平仮名に変えると良いでしょう。読みやすい工夫がされていると、印象がアップします。
初めてメールを送る際の注意点
初めてメールを送る際は、印象を良くするために、使用する言葉や文章の内容に注意しましょう。
否定的な言葉を避ける
ビジネスメールで否定的な言葉を使用すると、あまり良い印象になりません。例えば、「弊社では対応できません」など、はっきり否定するフレーズは強い印象を与えてしまいます。「申し訳ありませんが、弊社では対応できかねます。」など、柔らかい表現を使いましょう。なお、断る際は、代替案も示すと印象が良くなります。
要点をまとめる
丁寧な言葉遣いを意識するだけでなく、要点を簡潔にまとめることも大切です。ビジネスメールでは、丁寧な言葉遣いにしようと意識するあまり、かえって伝わりづらい文章になってしまうケースがあります。伝えたいポイントを絞って文章を作るとともに、完成した文章を読み直してチェックしてみましょう。
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ビジネスメールの挨拶
ビジネスメールの挨拶にはさまざまなパターンがあるため、言い回しを覚えておけばTPOに応じて使えます。例えば、「お世話になっております。」なら、朝に送信する場合は「おはようございます。」、夜に送信する場合は「夜分に失礼いたします。」です。
また、「インフルエンザによる影響が懸念されておりますが、皆様はお変わりなくお過ごしでしょうか。」など、メールを送信する時点での情勢を盛り込んだ挨拶にするのも良いでしょう。
ビジネスメールの締め
ビジネスメールの締めの言葉は、送信する内容や送信先との関係によって異なります。一般的な言葉のほか、感謝の気持ちを表現するなら「このたびは、心より感謝申し上げます。」、何かを依頼するなら「ご一考いただけますと幸いです。」などです。「猛暑が続いておりますので、くれぐれもご自愛くださいませ。」と季節に合わせた結びにするのも選択肢の1つです。
ビジネスで初めてメールを送る際は、内容や送信元が一目で分かるような件名にしたり、本文を簡潔にまとめたりすることが大切です。言葉遣いはもちろん、読みやすさも意識してみましょう。結びの挨拶や、署名も忘れてはいけません。今回紹介した内容を意識すると、好印象のメールになります。
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