Excelの魅力をお伝えする「パソコン教室ISA」ライターチームです。
マクロを使いこなせるようになると、作業を効率化できる、入力ミスを防げるなどのメリットがあります。そのため、便利なマクロについて知りたいと考えている人もいるでしょう。この記事では、さまざまなマクロを紹介します。また、マクロ活用のメリット、デメリットも解説するため、ぜひ参考にしてください。
そもそもマクロとは？
マクロとは、アプリケーションソフトにおける一連の作業操作をあらかじめ記録しておくことで、自動で実行できるようになる機能のことです。一般的にマクロという場合には、Excelのマクロ機能をさすケースが多いでしょう。
マクロを使うことによって、データの集計やレポート作成などを効率的に行えるようになります。本記事でも、Excelマクロを前提として解説するため、Excelでマクロを使いこなしたいという場合には参考にしてください。
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マクロとVBAとの違い
VBAとは、「Visual Basic for Applications」を略した言葉です。プログラミング言語の1種であり、マクロについて調べているとよく出てくる単語でもあります。VBAはマクロを操作する際に必要となるプログラミング言語で、マクロとは別物です。操作を自動化するための機能がマクロ、マクロを動かすための言語がVBAとなります。
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Excelのマクロを活用するメリット
Excelのマクロを活用することで、さまざまな作業を自動化できるようになります。マクロでは関数だけでは難しい、複雑な操作も自動化できます。毎日行う必要がある作業や複雑な作業も自動化できるため、業務効率化につながるでしょう。
ルーティン業務を自動化することで、従業員はコア業務に集中できるようになります。重要な業務に注力できるようになることで、会社としての生産性向上も期待できます。
また、入力ミスを防げることも大きなメリットです。マクロで自動化することで手入力の機会が減るため、人的ミスを防ぎやすくなります。
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Excelのマクロを活用する注意点
Excelのマクロにはさまざまなメリットがありますが、注意したいポイントもあります。マクロはデータ容量に制限があり、数千万を超える大量のデータ処理は不向きです。制限内であっても容量の大きなデータ処理は時間がかかってしまうため注意しましょう。また、マクロは作業を自動化できる機能のため、操作画面をデザインするようなアプリケーションにも向いていません。
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便利なマクロ一覧・活用例
ここでは、業務に使える便利なマクロの一覧を紹介します。活用例も合わせて紹介するため、ぜひ参考にしてください。
請求書や納品書などの作成
フォーマットが決まっているような書類や資料、たとえば請求書や納品書、シフト表などはマクロを使うことで自動作成できます。作成した請求書などの書類は、PDF形式での保存や紙での印刷が可能となっているため、PDF形式で送信したい場合や紙書類として郵送したいといった場合にも便利です。
Webサイトの情報収集
マクロは、Webサイトの情報を定期的に収集したり、大量に収集したりしたい場合に活用できます。たとえば、Webサイトにある商品名や価格といったデータを収集できるため、マーケティング調査などの際にも役立ちます。マクロを活用することで、指定したWebサイトにアクセス、情報を自動で収集できるためリサーチ時間の短縮が可能です。
メール送信の自動化
マクロはメール送受信ソフトであるOutlookと連携することが可能です。Outlookと連携することで、メール送信の自動化が可能となっています。たとえば、フォーマットの決まっている日報、メルマガやリマインドメールなどの作成、送信の自動化が可能です。また、指定時刻にメールを送信する設定にもできるため、メール送信の手間を省けます。
自動印刷
エクセルシートの自動印刷も可能です。Excelで納品書や請求書、見積書などの顧客や取引先に渡すための帳票を作ることも多いでしょう。このような帳票を印刷は、数が多くなればなるほど手間と時間がかかります。マクロを使うことで帳票印刷が自動でできるようになるため、差込印刷したいという場合にも便利です。
データ処理の自動化
データ処理の自動化もマクロを活用すれば可能となります。データ処理は同じような作業を繰り返すことになるため、マクロを使って自動化することで業務効率化が可能です。たとえば、商品の在庫管理や従業員が保存したファイルを1つにすることなどができます。商品別や顧客別などのジャンル別に保存することも可能です。
データの転記
シートに保存されたデータを別のシートに転記することも可能です。たとえば、売上明細データをExcelで管理している場合、前月のデータを年ごとの集計データに転記する作業が必要です。マクロを使うことで、転記作業を手動で行う必要がなくなり自動で転記できるため、手間の削減や転記ミスの防止などに役立ちます。
不要シートの一斉削除
Excelの不要なシートがある場合には、一斉削除することも可能です。1つのファイルに複数のシートがあり、2つ以上のシートを削除する際には手間がかかります。マクロを活用して必要のないシートを連続削除するプログラムを組むことで、シートを1つずつ削除する必要がなくなるため、余計な時間をかけることなくシートを削除できます。
自動チェック機能の作成
入力した数値などをチェックしたい場合には、自動チェック機能を活用するとよいでしょう。Excelで資料を作成している際に数値を入力するケースは多くあります。数値に間違いがあると、その後の結果に誤りが出てしまうためチェックが重要です。自動チェック機能なら自動で数値のチェックをしてくれるため、入力ミスを防ぐことができます。
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Excelマクロを学ぶための方法
Excelマクロを学ぶには、パソコン教室に通う方法と独学で学ぶ方法があります。ここでは、各方法について解説します。
パソコン教室
まずは、パソコン教室で学ぶ方法です。パソコン教室の特徴は教室によって異なります。通学のみ、オンラインのみ、通学とオンラインから選べるなど、学習形式を選ぶことができるため、自分に合った教室を選びましょう。
また、講師がExcelマクロについて教えてくれるため、わからないことがあれば気軽に質問できます。そのため、効率的に学ぶことができるでしょう。ただし、独学よりもコストはかかります。
独学
Excelマクロは独学で学ぶことも可能です。書籍や参考書、インターネットなどを利用すれば独学でExcelマクロのスキルを身につけることができます。
インターネットなら無料で学習できるサイトも数多くあるため、コストが安価で済むというメリットがあります。しかし、自分1人でスキルを学ぶことになるため、わからないことがあったとしても質問できません。そのため、疑問点を解消できない可能性があることはデメリットです。
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Excelマクロを効率よく学ぶならISAパソコン教室
Excelマクロを効率的に習得したいのなら、ISAパソコン教室がおすすめです。ISAパソコン教室では、さまざまな講座が用意されていることが特徴です。ExcelとVBAのセット講座も用意されており、Excelのアプリケーションの学習からVBAについても総合的に学ぶことができます。
また、授業方法や学習方法を自由に選べる点も魅力です。通学とオンラインから選べるため、自分に合った方法で学習できます。オリジナル教材を用意しており、自宅での復習にも対応しているため効果的に学習を進められるでしょう。サポート体制も充実しており、専任のアドバイザー・インストラクターが学習をサポートしてくれます。
マクロとは、作業や操作を自動で実行するための機能です。Excelマクロと活用することで、ルーティン作業の自動化や複雑な操作の自動化などができるため、業務効率化や従業員の負担軽減、生産性の向上などにつながります。Excelマクロは、パソコン教室か独学で学ぶことができますが、効率的に学習したいのならパソコン教室がよいでしょう。
ISAパソコン教室は、40年近く教室を営んでおり、ここ10年でMicrosoftジャパンが1年に1社選ぶLearning Awardを3度受賞という実績があります。また、講師はすべて当社の従業員のため質の高さも魅力です。Excelマクロを学びたいのなら、お気軽にお問い合わせください。
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