エクセル（Excel）のデータ抽出とは？関数を使った方法や注意点など徹底解説

Excelの魅力をお伝えする「パソコン教室ISA」ライターチームです。

エクセル（Excel）における抽出とは、必要なデータだけを抽出する方法を指します。この記事では、エクセルにおける抽出の概要や、データ抽出のやり方などを解説します。関数を使って抽出する際の注意点についても解説するので、参考にしてください。

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Contents

エクセルにおける「抽出」とは
【関数編】エクセルにおけるデータ抽出のやり方
【関数以外】エクセルにおけるデータ抽出のやり方
- フィルター機能を使う方法
- テーブル機能（スライサー）を活用する方法
エクセルで関数を使って抽出する際の注意点

エクセルにおける「抽出」とは

エクセルでの抽出機能は、大量のデータが含まれたファイルのなかから、特定の条件に一致するデータだけを選ぶために使用されます。

具体的には、名簿や住所録、顧客管理などから、必要な情報だけを効率的に抽出するのに活用可能です。

エクセルで抽出を行う方法はいくつかありますが、関数を使う方法と関数を使わない方法の2つに大きく分けられます。

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【関数編】エクセルにおけるデータ抽出のやり方

関数を活用すると、エクセルでデータ抽出を実施可能です。また、データ抽出に活用できる関数は多岐に渡ります。ここからは、具体的な関数とそれぞれの詳細を解説します。

VLOOKUP関数を使った方法

VLOOKUP関数を使うと、作成したリストからデータを抽出することができます。以下の構文に適切なデータを入力します。

=VLOOKUP(検索値, 範囲, 列番号, [近似一致または完全一致])

以下は、データ抽出するための手順とそれぞれの詳細です。

結果を表示したいセル（E3）にVLOOKUP関数を挿入する。
抽出したいデータに関連する検索値（D3）を指定する。（この値は、元のコード表の最初の列に存在しているデータである必要がある）
検索を行うデータ範囲（A3：B7）を指定する。（この範囲には、検索値と、抽出したいデータも含まれている必要がある）
抽出したいデータが含まれる列の番号を数値で指定する（2）。（表の左端列から数え、何番目の列にデータがあるかを確認する）
データの抽出には、通常、完全一致（FALSE）を使用する。この手順によって、指定した検索値と完全に一致するデータのみが抽出される

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XLOOKUP関数を使った方法

XLOOKUP関数でもデータ抽出ができます。具体的な構文は以下の通りです。

=XLOOKUP
（検索値, 検索範囲, 戻り範囲, 見つからない場合, 一致モード, 検索モード）

なお、XLOOKUP関数はExcel 2021 から正式に追加された関数です。そのため、Excel 2021より以前のバージョンでは使えないため注意しましょう。手順は以下を参考にしてください。

結果を表示したいセル（B2）にXLOOKUP関数を挿入する。
抽出したいデータに関連する検索値（A2）を指定する。
検索値を探す範囲（F5からF9）と、B2以降に表示したい値が含まれる範囲（B5:E9）を指定する。（同じ行数または列数である必要がある）
検索値が見つからない場合の動作や、検索の種類、検索の方向を指定する

大多数の用途では、検索値が見つからない場合の動作、検索の方向は省略して問題ありません。

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INDEX関数とMATCH関数を使った方法

INDEX関数とMATCH関数を組み合わせることでも、データ抽出が可能です。構文は以下のようになります。

=INDEX(配列, 行番号, [列番号] MATCH(検索値, 検索範囲, [検索タイプ]))

INDEX関数とMATCH関数を組み合わせたデータ抽出の手順は、以下の通りです。

抽出したいデータが入っている範囲をIndex関数の配列に指定する
表示したい種類や、注文数が表内のどこにあるのかを調べるためにMATCH関数を使用する
MATCH関数で得られた値を行番号や列番号に指定して、特定のデータを抽出する

INDEX関数とMATCH関数の組み合わせを使用することで、列と行の両方で自動的にデータを検索できます。

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DGET関数を使った方法

データ抽出には、DGET関数を使う方法もあります。以下は、DGET関数を用いる際の構文です。

=DGET(データベース, フィールド, 条件)

また、DGET関数を使ったデータ抽出の手順は以下の通りです。

抽出したいデータを含むデータベースを準備する（各列の先頭に列のラベルが必要）
抽出条件を別のセル範囲に作成する。条件範囲の最初の行には、条件に使用する列のラベルを記入し、次の行に条件を記述する。（条件は、データベースのラベル名と一致させる必要がある）
新しいセル（A13）にDGET関数を入力する。引数にデータベース範囲、抽出したいデータが含まれるフィールド（列名または列番号）、条件範囲を指定する

DGET関数は条件を満たす 1 つの値を抽出します。条件を満たすデータが複数あった場合はエラー値 #NUM! が返されます。

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Filter関数を使った方法

FILTER 関数を使用すると、定義した条件に基づいてデータの範囲を抽出した結果を表示できます。元の表は残しておいたまま、別の場所に結果を表示できます。

Filter関数もExcel 2021 から正式に追加された関数です。そのため、Excel 2021より以前のバージョンでは使えないため注意しましょう。
以下は、FILTER関数を用いる際の構文です。

=FILTER(範囲,条件,[空の場合])

FILTER関数の「配列」には抽出する元の表を選択します。その際、１行目の見出しは含めずにデータ範囲のみ選択します。

引数「含む」には、条件を指定します。ここでは、販売数が30のものとしました。３つ目の引数、「空の場合の処理」は一致するデータがなかった場合の処理を指定します。省略すると、該当データが存在しない場合は［#CALC!］エラーが表示されます。例えば、「該当データなし」などの文字列を、［一致しない場合の値］に指定しておくとことで条件を満たすデータがない場合は、「該当データなし」と表示されます。