高いOAスキルが身についていると、就職や転職で有利に働きます。OAスキルの向上においては、特にMicrosoft Officeのソフトに関するスキルが重要です。また、OA事務として働く場合も、OAスキルの高さが求められます。この記事では、OAスキルやOA事務について解説します。ぜひ参考にしてください。
OAスキルとは
OAスキルのOAは「Office Automation」の略であり、業務の自動化や情報化のスキルです。OAスキルにおいては、Microsoft Officeのソフトである、Word、Excel、PowerPoint、Accessのスキルや資格が特に重要です。
業務に携わるうえで、パソコンの操作が必要となるケースは多いでしょう。日々の業務をスムーズかつ正確に進めるためには、OAスキルが不可欠です。
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OAスキルを向上するメリット
OAスキルを向上させると、さまざまなメリットを期待できます。以下で詳しく解説します。
業務範囲が広がる
OAスキルは業務を進めるうえで重要であり、OAスキルの向上により業務範囲を広げられます。対応できる仕事が増え、実際に任される仕事の幅が大きくなる可能性があります。
また、OAスキルを活かして実際に効率よく業務を進められると、安心して仕事を任せられる人材として認められるでしょう。その結果、優秀な人材として信頼されるようになり、理想のキャリアアップやキャリデザインなども実現しやすくなります。
職種の幅が広がる
すでに触れた通り、OAスキルが高まればキャリアアップを目指せます。ワンランク上のスキルや専門知識が身につくと対応できる職種が増えるため、転職する際も仕事を探しやすいでしょう。自分の将来性を広げ、新たな道を歩むためにも、さまざまな職種で必要となるOAスキルは有効です。
OAスキルを活かすうえでは、OAスキルのアップデートが重要なポイントです。ソフトの古いバージョンしか扱えない場合、OAスキルのレベルは自然と低下します。ITの進化とともにOAスキルも変化しているため、常に勉強し続けなければなりません。
OAスキルを活かせる職種
OAスキルを活かせる職種の具体例をあげると、以下の通りです。
- OA事務
- 秘書
- 人事・労務事務
- 法務事務
- 経理事務
- 貿易事務
- プロジェクトマネージャー
- 損害保険事務
- 内部監査
OAスキルは、このようにさまざまな職種で重宝します。ただし、職種によって求められるOAスキルのレベルには差もあるため、目指す職種に応じたスキルアップを目指しましょう。なお、OAスキルを活かして働いている人は、主にOA事務で活躍しています。
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OA事務ではOAスキルが求められる
OA事務にはOAスキルが必要です。ここでは、OA事務の仕事について解説します。
OA事務とは
OA事務とは、ITやデジタルに関する技術や機器を活用して業務効率化を図る事務です。パソコンを使用して事務作業に対応する職種と認識されている場合も多いです。
従来、事務作業にはアナログな内容も含まれていましたが、近年はパソコンを活用するタイミングが多くなっています。そのため、事務の仕事に対応するためには、一定以上のOAスキルが求められます。状況に応じて細かいスキルを使い分けることが大切です。
OA事務の仕事内容
一般的なOA事務の仕事内容は以下の通りです。
- ビジネス書類の作成
- プレゼンテーション資料の作成
- データ集計
- データ加工
- データ分析
OAスキルを活かした仕事では、たとえばExcelの関数で数万単位のデータを集計して分析したり、Accessでデータベースを作成したりします。また、Wordの目次作成や、フィールドなどの機能を用いたビジネス文書を作成する場面も多いでしょう。さらに、PowerPointの図形や、アニメーションなどを活用したプレゼンテーション資料の作成なども、OA事務の仕事内容に含まれます。
OAスキルが高いほど、難しい仕事を任せられる可能性が高いです。企業側が期待する以上の成果を出せば、大きな利益をもたらす重要な人材であると認めてもらえるでしょう。
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OA事務に求められるスキル
OA事務として働くには、どのようなスキルが必要なのでしょうか。以下で詳しく解説します。
パソコンスキル
OA事務は、パソコンを活用して仕事を進める事務職です。そのため、パソコンスキルが必須だといえます。ただし、パソコンのあらゆる使い方を完璧に知っている必要はなく、パソコンスキルのうちOAスキルがあれば基本的には問題ありません。
ブラインドタッチが身についており、ショートカットキーを使いこなせると業務効率化のために役立ちます。パソコンスキルは実際の業務を通じても磨けますが、それを前提にはせず、事前に身につけておくことが重要です。
コミュニケーションスキル
コミュニケーションスキルは、OA事務に限らず社会人に求められる必須のスキルです。特にOA事務は社内のさまざまな人と関わりながら業務を進めるため、コミュニケーションスキルが高く、どのような相手ともスムーズにやり取りできれば重宝されるでしょう。
単に相手から頼まれた仕事を実行するだけでなく、自分から相手へ積極的な関わりをもつことが大切です。日頃から主体的にコミュニケーションをとっていれば、どのような事態が発生してもスムーズな連携を実現しやすくなります。
事務処理スキル
OA事務として事務作業をこなすうえでは、正確かつスピーディーな事務処理能力が重要です。事務作業が遅れると、他の業務にも支障をきたす恐れがあります。可能な限りミスを減らし、適切に事務作業を進められるよう努力しましょう。
なお、OAスキルが高いと事務処理スキルも向上させられます。必要に応じて関数やマクロなどを活用して業務を進められるため、大幅な効率化を実現できる可能性があります。
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OA事務に向いている人
OA事務に向いている人には、どのような特徴があるのでしょうか。以下で具体的に解説します。
パソコンスキルを活かしたい人
OA事務に向いている人は、自身の高いパソコンスキルを活かしたい人です。OA事務は主にパソコンで業務を進め、Microsoft Officeのソフトを中心に使用します。特にWordやExcelなどは使用頻度が高く、スキルがある人ほど有利です。関連する資格をもっていて作業が得意であれば、OA事務で幅広く活躍できる可能性は高いでしょう。
なお、企業は実務経験がある人を即戦力として積極的に雇用しています。高いパソコンスキルを活かすと、キャリアアップや収入アップも実現可能です。
柔軟な思考で柔軟な対応ができる人
OA事務には、物事に柔軟な対応ができる人も向いています。OA事務は通常業務とともに、突発的な業務にも臨機応変に対応する必要があるからです。緊急性の高い業務が発生した際は、焦らず適切な対応が求められます。そのためには、固定観念にとらわれずに物事を捉える柔軟な思考力が必要です。
気配りができる人
OA事務はさまざまなデータを扱います。データは大量であり、慎重かつ丁寧に集計やグラフの作成などをする必要があります。数字を扱ううえでは、細部に配慮して作業できるかどうかが重要です。また、顧客やユーザーに迷惑をかけてはいけないため、常に気配りを意識できる人が求められています。
OAスキルは、業務をより効率的に進めるためのパソコンに関するスキルです。特にMicrosoft Officeのソフトを使いこなすスキルが重視されています。OAスキルを身につけるとOA事務をはじめとし、さまざまな職種で活躍できるチャンスが広がります。
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